E-Defter Nedir ?

Gelirler İdaresi, 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, “Elektronik Defter Genel Tebliği” nde e-Defter’i aşağıdaki şekilde tanımlamıştır.
“Sekil hükümlerinden bagımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.”

E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür. Yevmiye Defteri ve Büyük Defter şeklinde hazırlanmaktadır.

Madeni yağ lisansı sahipleri, tütün ve tütün ürünleri ile kolalı gazoz ve alkollü içecek ürünlerini üreten ve ithal eden mükellef gruplarına e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir.

Neden e-Defter ?

ÇEVRECİ ; Yaklaşık 2 milyon mükellef, 1.000 sayfa kağıt tüketimi için, 6.000 ağaç kesiliyor
EKONOMİK ; Noter masrafları dolayısıyla 100-150 bin TL lere varan tasarruf yapma imkanı. Bir müşterimizin sadece e-defter kullanarak 50.000TL tasarruf yapmıştır.
YÖNETİLEBİLİR ; Saklanması kolay, depolama, arşivleme gibi maliyetleri ortadan kaldırır.

Uygulamadan Kimler Yararlanabilir ?

•5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olan gerçek kişi mükellefler
•397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olan ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olan tüzel kişi mükellefler
•Onaylı yazılıma sahip olan mükellefler
•www.edefter.gov.tr adresinden başvuru sürecini tamamlayan mükellefler

E-Defter Başvuru Süreçleri:

Gerçek kişilerin elektronik sertifika (e-imza), tüzel kişilerin ise mali mühür temin edilmeli, (https://mportal.kamusm.gov.tr)
Mali Mühür veya Elektronik Sertifika, e-defter uygulamasının kullanılacağı, beyan edileceği bilgisayarda-terminalde yüklenmeli,
Gelirler İdaresi Başkanlığı’na online başvuru yapılmalı (www.e-defter.gov.tr)
Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden "Zaman Damgası" temin edilmeli.
Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından "Zaman Damgası" programı yüklenmeli, http://www.kamusm.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/ucretsiz_zaman_damgasi_istemci_yazilimi.jsp

E-Defter İşlem Adımları :

•“e-Defter” dosyaları belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
•Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.
•Berat dosyası imzalanır ya da mühürlenir.
•Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
•Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan “e-Defter Uygulaması”na giriş yapılarak yüklenir.
•Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır.

E-DEFTER UYGULAMASINDA MUHASEBE KURALLARI AÇISINDAN DİKKAT ETMESİ GEREKEN KONULAR :

Birebir muhasebeleştirme en uygun yöntemdir, yapılamaması durumunda, muhasebe

fişleri F9 menüye eklenen “Belge Detayı” alanları doldurulmalı.

Defter dosyaları aylık hazırlanıp gönderilmeli.
e-defter oluşturulduktan sonra, oluşan dosyada eksik bilgiler olması durumunda

program tarafından verilen uyarılar log dosyasına yazılmaktadır. Bu kayıtlar dikkate alınmalı ve

tamamı düzeltilmeli.

Elle girilen muhasebe fişlerinin kaynak belge detaylarında bulunan "Ödeme Tipi" alanı

her belge için doldurulmak zorunda değildir. Belge bir ödeme işlemini içeriyorsa

doldurulmalıdır. 100-101-102-103 vs. gibi hesapların bulunması durumunda

muhakkak doldurulmalı.

Muhaseleştirilen fişlerle muhasebe fişi referansları koparılmamalıdır.
Yevmiye madde numaralama yapılmalıdır.
e-defter dosyalarının oluşacağı kataloğa yetki verilmelidir.
Defterler GİB sayfasına (edefter.gov.tr) sıralı yüklenmelidir.
GİB sayfasına sadece imzalı berat dosyası yüklenmelidir.
Defter dosyalarının imzalama aşamasında mali mühür veya elektronik sertifika

imzalamanın yapılacağı makinede bulunmalı.

GİB'e yükleme sırasında bağlantı hatası alınırsa, e-defter beratı zaman damgalı olarak imzalanmalı ve saklanmalı.

DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN DİĞER HUSUSLAR:

E-Defter olarak oluşturulan dosyalar, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olmalıdır.
E-Defterler aylık dönemler itibarıyla oluşturulmalı ve saklanmalıdır.
İlgili aylara ait E-Defterler kayıtları GİB’e gönderim sonrasında bu kayıtlar E-Defter browserından silinmemeli (Bu kayıtların silinmesi E-Defter için otomatik verilen kontrol numarasında sıkıntı yaşanmasına ve hatalı kayıt oluşturulmasına neden olabilir)
Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar.
Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

E-Defter Sistem İhtiyaçları :

• E-Defter uygulamasının çalıştırılacağı terminalde; Gerçek kişilerde elektronik sertifika (e-imza), Tüzel kişilerde mali mühürün yüklenmesi gerekmektedir.
• Elektronik sertifika (e-imza) ile ilgili (Turktrust,E-Güven) sürücü ve kurulum setupları yüklenmiş olunmalıdır
• Tüzel kişilerde mali mühür ile ilgili Kamusm’den sürücü ve akıllı kartın yüklenmiş olması gerekmektedir. (http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/)
• E-Defter Uygulamasına giriş sadece elektronik imza ya da mali mühürle yapılmaktadır, giriş için sistem gereksinimleri:

Sisteminizde Oracle JRE 1.6 ya da üzeri bir sürümü kurulu olmalıdır. Eğer sisteminizde bu uygulama kurulu değilse kurulum için http://www.java.com adresini ziyaret edebilirsiniz.
Elektronik İmza / Mali Mühür ile sisteme giriş uygulaması aşağıdaki web tarayıcıları desteklenmektedir. Lütfen bu web tarayıcılarından belirtilen sürümünü yada daha üst bir sürümünü kullanınız;

Mozilla Firefox 5, Google Chrome 13, Opera 9, Apple Safari 5, MS Internet Explorer 8

Tavsiye edilen web tarayıcıları: Chrome 13+, Firefox 5+, Opera 9+, Safari 5+, IE 8+T
e-Defter uygulamasına girişte ve aktarımda yaşanabilecek sıkıntılar ile uygulama kullanım kulavuzuna https://uygtest.edefter.gov.tr/edefter/eimza-yardim.jsp linkinden ulaşılabilir.

Logo E-Defter Uygulamasını kullanabilmek için yapılması gereken ön tanımlar :

Logo E-defter Uygulaması yüklenmelidir.
Sistem İşletmeni (SYS) Yönetim / Firma tanımında "e-defter kullanıcısı tiki atılmalıdır.
Firma tanımında, Ticaret Sicil Bilgileri eksiksiz doldurulmalıdır.
Firma tanımında, Genel bilgiler tabında Adres ve iletişim bilgileri eksiksiz doldurulmalıdır.
Firma tanımında NACE kodu 6 hane olarak girilmelidir.
Sistem İşletmeni (SYS) Yönetim / Kullanıcılar tabında kullanıcı detayları altındaki Adı, Soyadı bilgileri doldurulmalıdır.
Kurum Tipi ; Gerçek veya Tüzel Kişi seçilmelidir. Kurum tipi Gerçek ise firma tanımı altındaki işveren bilgileri altındaki, adı, soyadı ve T.C. Kimlik numarası girilmelidir. Kurum tipi Tüzel ise vergi dairesi ve vergi numarası 10 hane olarak girilmelidir.
Firma tanımları Mali Müşavir tabındaki bilgiler doldurulmalıdır.
Firma tanımları Mali Müşavir tabındaki Sözleşme başlığı altında yer alan bilgiler ; İlgili Mali Müşavir bilgileri ile hangi tarihten itibaren çalışılmaya başlandığı bilgisi doldurulmalıdır.
Firma Tanımları, Bağlantı Ayarları tabında bulunan "Zaman Damgası Sunucu Bilgileri" doldurulmalı.
Ticari Sistem yönetimi / Muhasebe (Go Ticari sistem yönetimi / Muhasebe plus ürününde Diğer işlemler /Çalışma bilgileri) parametrelerinden e-defter dosyalarının oluşacağı “E-Defter Kataloğu”belirlenmelidir. Bu kataloğun bulunduğu yerde xbrl e ait xml, xsd ve xslt katalogları otomatik oluşturulur, bu kataloglar silinmemeli.

Geri Dön